Obligaciones contables
Obligaciones Contables de Sociedades
La forma de llevanza de la contabilidad se establece de acuerdo a las leyes y se recogen bajo unas normas denominadas “Plan General Contable”. El profesional que se encargue de la contabilidad de la empresa deberá conocer estas normas para que su contabilidad sea comparable y transparente y que los usuarios de la información contable (gerentes, directores, inversores…) puedan entender la situación real de la empresa.
A partir de la información contable podremos liquidar los distintos impuestos que deberemos liquidar. Lar grandes empresas tendrán la obligación de liquidar determinados impuestos como IGIC y retenciones de forma mensual, mientras que, muchas PYMEs liquidan los mismos conceptos y realizan los pagos de forma trimestral.
Plan General Contable (PGC)
A continuación puedes encontrar la legislación más relevante en materia de PGC que están aprobados en la actualidad. En ellos se recoge el marco conceptual, los principios de contabilidad aplicables y el cuadro de cuentas de las distintas empresas.
- Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
- Orden EHA/3360/2010 de 21 de diciembre por la que se aprueban las normas contables de las sociedades cooperativas (BOE 29 diciembre 2010).
- Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas.
- Resolución de 26 de marzo de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se aprueba el Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos.
- Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC)
Principio de la imagen fiel
De acuerdo a este principio, los libros contables deben reflejar la imagen fiel de la empresa. La ley le da prioridad a este principio, por lo que además de operaciones de registros de operaciones el contable deberá encontrar los ajustes pertinentes para captar la situación de la entidad.
Esta es una de las razones por las que a veces encontramos diferencias entre el resultado contable y el resultado fiscal: mientras que en la contabilidad se van a reflejar todas las operaciones de acuerdo a la realidad de la empresa, para la declaración y el pago de los impuestos se establecen otro tipo de normativa que puede incluir bonificaciones, deducciones o excluir alguna partida de su cálculo.
Ejemplo: La nueva normativa municipal afecta a la ruta de distribución de nuestra empresa. Durante la adecuación de nuestra estrategia, hemos recibido 20 multas de aparcamiento al servir a nuestros clientes. La empresa accede al pagar las multas tras comprobar que los empleados habían informado a la empresa de la situación y se había aprobado el estacionamiento para la descarga. Nuestro resultado contable se verá reducido en el importe de dichas multas y el pago se verá reflejado en nuestra tesorería, mientras, el resultado para el pago del impuesto de sociedades no las tendrá en cuenta.
Obligaciones contables con la Agencia Tributaria
La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación de llevar la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables:
El libro diario
En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros o registros concordantes.
Libros voluntarios
Además de los libros de llevanza obligatoria se podrán llevar de forma voluntaria, los libros y registros según el sistema contable adoptado, o la naturaleza de su actividad.
Libros societarios
Por otra parte, se establece la obligación de llevar y legalizar ciertos “libros societarios”: libro de actas, libro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y comanditarias por acciones, libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada.
Legalización de los libros contables
Los libros obligatorios en formato papel o digital en soporte informático se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio social de la entidad en los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).
La legalización se podrá realizar en papel, presentación digital (CD o DVD) o por Internet con certificado electrónico.
Conservación de los libros
La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario. En caso de disolución de la sociedad, el deber de conservación recae sobre los liquidadores.
Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.
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