Contabilidad de autónomos
La contabilidad
La contabilidad es una rama de la administración que tiene como propósito el registro cronológico de la actividad en la empresa. Por lo tanto, es la principal herramienta para la toma de decisiones, ya que se basa en la información financiera generada por una entidad y tiene como objetivo producir y comunicar información útil, comprensible y confiable para los usuarios.
Cada empresa tendrá distintas obligaciones contables dependiendo del tipo de actividad que desarrolle y su tamaño. En esta página hemos recopilado unas ideas para comprender las obligaciones a las que tiene que hacer frente un empresario individual, que sería el caso más sencillo.
Obligaciones contables de empresarios individuales
Como autónomo estás obligado a la llevanza de la contabilidad de una manera clara y ordenada. Pero no solo por la obligatoriedad debes estar familiarizado con el proceso contable de tu negocio.
Te será de gran ayuda para conocer en todo momento la situación tu empresa y te allanará el camino a la hora de presentar impuestos y declaraciones fiscales. También te ayudará a crear una imagen atractiva antes las instituciones de crédito y tomar decisiones acertadas en el momento preciso.
Para la llevanza de este tipo de obligaciones por uno mismo, es preciso dominar y entender en qué consiste el proceso de facturación y cómo emitir correctamente las facturas, por lo que muchos profesionales recurren a consultar con asesorías y empresas externas para estar al día con sus obligaciones diarias contables y la presentación de los distintos modelos fiscales a presentar al finalizar un periodo, que se obtienen a partir de la información recogida en la contabilidad.
Libro registro de facturas emitidas
Esta es quizás la parte más sencilla. Como autónomo estás obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas con las ventas e ingresos que sirven para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo o recibiendo en el desarrollo de tu actividad.
En sus hojas debes reflejar la siguiente información:
- Número de factura y, en su caso, serie.
- Fecha de emisión y, si es diferente, también la fecha de realización de la operación.
- Destinatario de la factura (nombre y apellidos o razón social, y NIF).
- Base imponible.
- Tipo de IGIC
- Importe del IGIC.
De acuerdo con el Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias:
Los empresarios o profesionales deberán llevar y conservar un libro registro de las facturas que hayan expedido, en el que se anotarán, con la debida separación, el total de los referidos documentos.
Será válida, sin embargo, la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro mencionado en el apartado anterior.
Los gastos: facturas recibidas y bienes de inversión
Si se hace seguimiento de los ingresos en sus correspondientes libros, los gastos son contabilizados en el libro de facturas recibidas, en el de bienes de inversión y en el de compras y gastos. Los gastos que incluimos tienen que cumplir con el requisito de que sean necesarios para el desarrollo mismo de tu actividad.
Sólo determinados gastos pueden ser inscritos y, posteriormente, considerarse fiscalmente deducibles. Por ejemplo, una multa por exceso de velocidad no se considera deducible, aunque se trata de algo surgido durante la prestación del servicio, ya que las multas no se consideran un gasto deducible.
Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:
Libro de registro de facturas recibidas
Aquí van todas las facturas que recibimos o pagamos. En este primer libro tienes que hacer constar:
- La fecha de la factura y fecha de la realización de la operación si consta en el documento y es diferente.
- El número de factura.
- Nombre o razón social del emisor y NIF.
- Base imponible del IGIC.
- Tipo aplicable.
- Cuota de IGIC soportada.
De acuerdo con el Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias:
Los empresarios o profesionales deberán numerar correlativamente todas las facturas y justificantes contables correspondientes a los bienes adquiridos y a los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional y, en el caso de las importaciones, el documento en el que conste la liquidación del Impuesto General Indirecto Canario practicada por la Agencia Tributaria Canaria. Esta numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones que lo justifiquen.
Los documentos a que se refiere el apartado anterior se anotarán en el libro registro de facturas recibidas.
En el caso de los documentos en los que conste la liquidación del Impuesto General Indirecto Canario a la importación, practicada por la Agencia Tributaria Canaria, se consignará como número de recepción y como fecha de expedición, respectivamente, el número y la fecha de admisión de la declaración de importación o, en su caso, el número de justificante y la fecha de la liquidación practicada por la Administración. Además, en el supuesto de importaciones realizadas por comerciantes minoristas, se hará constar la cuota del recargo minorista.
Libro de registro de bienes de inversión
Para este libro seleccionamos solo las facturas de todos aquellos bienes adquiridos que van a servir al desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio, también llamados inmovilizados. Ejemplos de estos bienes de inversión son la maquinaria, los ordenadores, o incluso, un vehículo. No obstante, existe un segundo requisito para considerarlos “bienes de inversión” y es que su importe sin IGIC debe ser superior a 300 euros.
En el libro debe figurar:
- Valor de adquisición del bien.
- Cuota de amortización.
- Fecha de comienzo del uso del bien.
- Valor residual del activo.
De acuerdo con el Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias:
Asimismo, los sujetos pasivos deberán reflejar en este libro registro los datos suficientes para identificar de forma precisa las facturas y documentos de importación correspondientes a cada uno de los bienes de inversión asentados.
Se anotarán igualmente, por cada bien individualizado, la fecha del comienzo de su utilización, prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
En los casos de entregas de bienes de inversión durante el período de regularización, se darán de baja del libro registro los bienes de inversión correspondientes, anotando la referencia precisa al asiento del libro registro de facturas expedidas que recoge dicha entrega, así como la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.
La llevanza de los libros
De acuerdo con el Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias:
Los libros registro deberán permitir determinar con precisión en cada período de liquidación:
- El importe total del Impuesto General Indirecto Canario que el sujeto pasivo haya repercutido a sus clientes.
- El importe total del Impuesto General Indirecto soportado por el sujeto pasivo por sus adquisiciones o importaciones de bienes o por los servicios recibidos y la cuota tributaria deducible.
La información contenida en los libros registro deberá estar totalizada por períodos de liquidación.
Todos los libros registro deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones registrales.
Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registro.
Las páginas de los libros registro deberán estar numeradas correlativamente.
Referencias y más información
- Página de Empresarios individuales y profesionales de la Agencia Tributaria
- Obligaciones como retenedor
- Decreto 111/2018, 30 julio, que modifica el Decreto 268/2011, 4 agosto (BOC, 159, 12.8.2011), por el que se aprueba el Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias.
- Libro azul de leyes y reglamentos del Gobierno de Canarias.
